Elektron sənədləşmə şirkətləri kağız işindən xilas edir, yoxsa yeni risklər yaradır?

Kağız sənədlər, qovluqlar, imza gözləyən müqavilələr və saatlarla davam edən yoxlamalar... Bir vaxtlar şirkətlərin gündəlik işinin ayrılmaz hissəsi olan bu proseslər indi elektron sistemlərlə əvəzlənir. Sənədləri bir neçə kliklə hazırlamaq, göndərmək və arxivləşdirmək mümkündür. Lakin rəqəmsallaşma biznesi bütün problemlərdən xilas edirmi? Bəs elektron sənədlər itərsə, məlumatlar yanlış sistemə ötürülərsə və ya məxfi sənədlər üçüncü şəxslərin əlinə keçərsə, məsuliyyəti kim daşıyacaq?

Müasir dövrdə elektron sənədləşmə şirkətlərin fəaliyyətini asanlaşdıran mühüm vasitələrdən birinə çevrilib. Bu sistemlər vaxta qənaət etməyə, sənəd dövriyyəsini sürətləndirməyə və əməliyyat xərclərini azaltmağa imkan verir. Bununla belə, sənədlərin elektron mühitə keçirilməsi məlumatların təhlükəsizliyi, hüquqi uyğunluq və maliyyə əməliyyatlarına nəzarət kimi məsələləri də aktuallaşdırır.

Mövzu ilə bağlı “Finance and Accounting” MMC-nin təsisçisi Fidanə Alıyeva Gundelik.az saytına açıqlama verib.

Onun sözlərinə görə, əsas məsələ sənədlərin düzgünlüyünü, təhlükəsizliyini və onlarla aparılan əməliyyatlara nəzarəti təmin etməkdir:

“Elektron sənədləşmə şirkətlərin gündəlik işini xeyli asanlaşdırır. Sənədlərin hazırlanması, göndərilməsi və saxlanılması daha operativ həyata keçirilir, vaxta və kağız resurslarına qənaət olunur. Lakin rəqəmsallaşmanı yalnız sənədlərin elektron formata keçirilməsi kimi qiymətləndirmək düzgün olmazdı. Əsas məsələ sənədlərin düzgünlüyünü, təhlükəsizliyini və onlarla aparılan əməliyyatlara nəzarəti təmin etməkdir. Elektron sənədləşmədə ən vacib məsələlərdən biri məlumatların etibarlı saxlanılmasıdır. Müqavilələr, hesab-fakturalar, maliyyə hesabatları və digər sənədlər şirkətin həm kommersiya fəaliyyəti, həm də hüquqi öhdəlikləri baxımından mühüm əhəmiyyət daşıyır. Bu məlumatların itirilməsi, icazəsiz şəxslərin əlinə keçməsi və ya sistemdə dəyişdirilməsi ciddi problemlər yarada bilər. Buna görə də şirkətlər sənədlərə giriş hüquqlarını məhdudlaşdırmalı, ehtiyat nüsxələr yaratmalı və sistemdə aparılan dəyişiklikləri izləməlidirlər.

Digər mühüm məsələ məlumatların uyğunluğudur. Elektron sistemlərdə saxlanılan məlumatlar mühasibatlıq proqramları, müqavilələr və ödəniş sənədləri ilə uzlaşmalıdır. Məsələn, müqavilədə göstərilən məbləğlə sistemə daxil edilmiş rəqəm arasında fərq varsa, bu uyğunsuzluq vaxtında aşkarlanmadıqda maliyyə hesabatlarında səhvlərə səbəb ola bilər. Deməli, rəqəmsal sistemlər insan səhvlərini tamamilə aradan qaldırmır. Yanlış məlumat elektron sistemə daxil edildikdə həmin səhv digər əməliyyatlara da ötürülə bilər. Elektron sənədləşmədə nəzarət mexanizmlərinin qorunması xüsusi əhəmiyyət daşıyır. Hər bir sənədin kim tərəfindən hazırlandığı, yoxlanıldığı və təsdiqləndiyi aydın olmalıdır. Eyni zamanda, məlumatların mütəmadi yoxlanılması və ehtiyat nüsxələrinin saxlanılması vacibdir. Texnologiya prosesi sürətləndirə bilər, amma düzgün idarəetmə və məsuliyyətli yanaşma olmadan bütün riskləri aradan qaldırmaq mümkün deyil”.

Mütəxəssis vurğulayər ki, elektron sənədlərin hüquqi qüvvəsi də diqqətdən kənarda qalmamalıdır.

“Sənədin elektron formada saxlanılması onun avtomatik olaraq bütün hüquqi tələblərə cavab verməsi demək deyil. Şirkətlər sənədin növünü, elektron imzanın hüquqi statusunu, saxlanma müddətlərini və tətbiq olunan qanunvericiliyin tələblərini nəzərə almalıdırlar. Bundan başqa, əməkdaşların rəqəmsal təhlükəsizlik qaydalarına əməl etməsi də vacibdir. Giriş məlumatlarının başqaları ilə paylaşılması, şübhəli keçidlərin açılması və məxfi sənədlərin nəzarətsiz ötürülməsi hətta müasir sistemlərdə belə təhlükə yarada bilər”, - deyə o qeyd edib.

Nuri
Gundelik.az